Firmy, ktoré zamestnávajú 5 a viac pracovníkov, musia od 1. septembra zabudnúť na papierové formuláre, ktoré pravidelne zasielajú do Sociálnej poisťovne. Po prvýkrát za mesiac august budú musieť zaslať mesačné výkazy poistného a príspevkov pobočke poisťovne prostredníctvom elektronického zberu údajov. Vyplýva to z oznámenia  Sociálnej poisťovne, ktorá si týmto spôsobom môže podľa zákona o sociálnom poistení sama určiť formu, obsah a spôsob zasielania údajov.

Rovnaký spôsob komunikácie od tohto termínu vyžaduje od tejto skupiny platiteľov poistného, aj pri nahlasovaní všetkých zmien v údajoch o poistencoch prostredníctvom tlačiva „Registračný list fyzickej osoby“. Ide napríklad o prihlásenie lebo odhlásenie zamestnanca v rámci registra poistencov, nahlásenie prerušenia poistenia, začiatku a konca materskej dovolenky, rodičovskej dovolenky či práceneschopnosti.

Elektronické výkazy poisťovni museli doteraz zasielať iba tie firmy, ktoré zamestnávajú 9 a viac zamestnancov. V súčasnosti je to takmer 44-tisíc zamstnávateľov, čo je necelá tretina zo všetkých zamestnávateľov.

Zníženie hranice počtu zamestnancov na päť odôvodnila Sociálna poisťovňa potrebou jednoduchšej komunikácie na obidvoch stranách a kontroly správneho vyplnenia formulárov. „Ak sú zistené nezrovnalosti, zamestnávateľ dostane okamžite správu s uvedením problému, čím sa vlastne predchádza prípadným pokutám za nesplnenie povinnosti zamestnávateľov,“ odôvodnil hovorca Sociálnej poisťovne Peter Višváder.

Z povinnosti zasielať elektronické výkazy sa už nevyvlečie ten zamestnávateľ, ktorý síce k 1. septembru zamestnával 5 a viac zamestnancov a mal uzatvorenú dohodu s poisťovňou o elektronickej komunikácii, ale v období po 1. septembri znížil počet svojich zamestnancov pod päť. K papierovačkám sa už nemôže vrátiť, musí pokračovať v zasielaní registračného listu a mesačného výkazu už len elektronicky.

Jediná výnimka platí, ak je zamestnancom cudzinec, ktorý nemá pridelené rodné čislo. Agendu ohľadom neho potom odkomunikuje s poisťovňou len v papierovej forme. Pobočka poisťovne zároveň pridelí takémuto zamestnancovi kvôli sociálnemu poisteniu dočasné rodné číslo.

Septembrové povinnosti

Opravné výkazy za obdobie prvých osem mesiacov tohto roka bude od septembra prijímať poisťovňa v tej forme a tým spôsobom, ako jej bol zaslaný riadny výkaz. Napríklad, ak zamestnávateľ vyplnil riadny mesačný výkaz na papierovom tlačive, tak aj opravný výkaz zašle v papierovej forme.

Ak zamestnávateľ prihlasuje alebo odhlasuje zamestnanca v Sociálnej poisťovni ešte v priebehu augusta (SMS-správou, mailom, faxom), hoci zákonná 8-dňová lehota končí v septembri, registračný list nemusí posielať elektronicky. Stačí ak tak urobí v papierovej podobe.

V prípade, že zamestnávateľ poslal registračný list poštou ešte pred 1. septembrom, tak ho už nemusí poisťovni posielať duplicitne aj elektronicky. Do konca augusta bude v poriadku, ak zamestnávatelia do 5 zamestnancov, zašlú júlové výkazy a nahlásia zmeny v poistení zamestnancov na klasickom papierovom tlačive. Ale od septembra poisťovňa akceptuje len elektronické formuláre a výkazy. Ak sa od tohto termínu budú zamestnávajúce firmy vyhýbať elektronickej komunikácii, Sociálna poisťovňa môže uložiť pokutu až do výšky 16 597 € (500-tisíc Sk).

Aj výnimky budú

Podľa vyjadrenia P. Višvádera budú mať malí zamestnávatelia dostatok času na to, aby si požiadali o sprístupnenie elektronickej komunikácie s poisťovňou. Podrobné podmienky zverejnila Sociálna poisťovňa na svojej internetovej stránke, vrátane dohody o elektronickej komunikácii.

Keď však existujú objektívne dôvody, poisťovňa nebude zamestnávateľa nútiť do elektronického zasielania výkazov a pristúpi aj na udelenie výnimky. Zamestnávateľa musia o ňu u požiadať s uvedením dôvodov o čom doložia čestné vyhlásenie. „Odôvodneným prípadom môže byť napríklad nenainštalovaný a neprístupný internet či pohyblivý a nestály počet zamestnancov.

Sociálna poisťovňa rozhodne o výnimke do 10 dní od doručenia žiadosti. Výnimka netrvá večne, elektronické zasielanie výkazov možno oddialiť najviac na polroka. Poisťovňa predpokladá, že je to dostatočne dlhá doba na odstránenie prekážok, ktoré doteraz bránili elektronickej komunikácii. Po uplynutí 6-mesančnej lehoty sa už zamestnávateľ tejto povinnosti nevyhne.

Najbližšie pripravuje poisťovňa pre zamestnávateľov rozšírenie elektronických služiebo zber údajov z elektronického formulára pre tzv. Evidenčný list dôchodkového poistenia. P. Višváder potvrdil, že jeho skúšobnú prevádzku plánujú spustiť už v štvrtom štvrťroku tohto roku. V nadchádzajúcich dvoch rokoch by sa mali „zelektronizovať“ aj ostatné služby, ako napríklad podávanie žiadostí o dávky, poskytovanie informácií či rôznych prehľadov.