Človek je odnepamäti nedôverčivý a opatrný voči novým veciam. Je to pochopiteľné. Veď len málokto dokáže predpovedať, ktorý krok je míľnikom a ktorý nás môže vrátiť späť, či na dlhé obdobie zakonzervovať.

Preto niet divu, že aj organizácie v krajinách očakávajúcich zavedenie jednotnej platobnej meny sú opatrné, hoci poznajú skúsenosti iných členských štátov Európskej únie používajúcich euro. Získavajú názory z každej strany, preverujú si fakty, uvažujú a počítajú.

Neprebádané pole

Slovenské podniky nie sú výnimka. Hoci sú už dávnejšie základné pravidlá jasné, zavedenie jednotnej európskej meny v našich podmienkach je predsa len niečo neprebádané a opiera sa len o teoretické predpoklady a názory. Iste, skúsenosti možno čerpať zo zahraničia. No nemožno zabúdať, že väčšina krajín používajúcich euro prechádzala na novú menu postupne a relatívne dávno.

NEPREHLIADNITE:

• Situácia v podnikoch: V cieli nie je nikto

Rady možno čerpať predovšetkým od Slovinska, ktoré vymenilo starú menu za novú len začiatkom minulého roku. A od januára tohto roku aj od ďalších dvoch nováčikov v menovej únii – Cypru a Malty. Opatrnosť je na mieste a početné diskusie nie sú zbytočné. No musia to byť debaty opreté o fakty a konkrétne skúsenosti. Kuloárne reči, či už skeptikov, alebo optimistov, by nikoho nemali príliš ovplyvňovať.

Z pohľadu podniku, ktorý sa rozhodne pripraviť na eurokonverziu, sú východiská jasné. Vnútri organizácie ide o komplexné úsilie mnohých organizačných útvarov. Zavedenie eura si žiada detailnú prípravu, priebežné oboznamovanie sa s následkami a výhodami celého procesu. Pre nasadenie sú jasne definované termíny, ktoré nie je možné predĺžiť. A napokon, dôsledky zlého riešenia sa objavia okamžite.

Eurokonverzia v podniku nie je možná bez podpory najvyššieho vedenia, ktoré musí projekt vnímať ako svoju prioritu. Treba vytvoriť pracovnú skupinu zloženú z kompetentných pracovníkov všetkých častí organizácie, ktorých sa prechod na euro dotkne. Ich úlohou bude včas a odborne koordinovať všetky kroky prechodu tak po stránke teoretickej, ako i praktickej.

Tí, ktorí včas a adekvátnym spôsobom pristúpia k príprave na eurokonverziu, budú na tom podstatne lepšie ako subjekty, ktoré tak neurobia. Tvrdiť, že príprava je luxusom a zbytočné investovanie zdrojov môžu len subjekty, ktoré si plne neuvedomujú výšku strát hroziacich pri zlyhaní.

Kde začať

Aj zavádzanie eura je z pohľadu firmy iba projekt. Hoci veľmi dôležitý a pomerne rozsiahly. Netreba preto zabúdať na projektový manažment a procesné riadenie. Ani na to, že mnohé projekty z rôznych príčin nevychádzajú a jedným z najväčších rizík každého veľkého projektu je zlyhanie pri riadení.

Hoci štatistiky o neúspešných projektoch môžu znieť alarmujúco, je tu jedna dobrá správa. Deväťdesiatštyri percent organizácií uvádza, že iniciatíva na zlepšenie projektového riadenia znamenala výrazný prínos.

Kde teda pri príprave na euro začať? Každá organizácia, či ide o subjekt verejnej správy, alebo súkromného sektora, potrebuje v prvom rade spracovať analýzu dopadov. Tá sa zameriava predovšetkým na oblasti, ako účtovníctvo, informačné technológie, interné predpisy, externé zmluvné vzťahy, ľudské zdroje, riadenie produktov či treasury.

Z výsledkov analýzy dopadov sa dajú presne identifikovať potenciálne úzke miesta, čiže riziká v analyzovaných oblastiach súvisiace s eurokonverziou, rovnako ako aj náklady s ňou spojené. A poslúži ako základ pri vypracovaní konkrétnej stratégie prechodu na euro.

Prispôsobiť procesy

Pred realizáciou analýzy dopadov eurokonverzie je užitočné urobiť aj analýzu procesného a organizačného modelu podniku s cieľom ich optimalizácie. Tento krok síce predĺži celý „eurokonverzný“ projekt približne o dva až tri mesiace, no umožní optimalizovať procesnú i organizačnú štruktúru podľa požiadaviek vyplývajúcich zo zavádzania eura a vlastných špecifík danej spoločnosti. Nezanedbateľnou výhodou analýzy je, že sa môže stať akýmsi manuálom a kompasom pri ďalšom zefektívňovaní chodu organizácie.

Z analýz sa následne spracúva stratégia prechodu na euro. Jej cieľom je predovšetkým presne a jasne definovať kroky a časovú postupnosť ich realizácie.

Tieto strategické postupnosti sa pripravia tak, aby podnik celý proces zvládol bezproblémovo a s minimálnymi nákladmi. Ide predovšetkým o to, že ak sa organizácia rozhodne riešiť implementáciu eura s dostatočným časovým predstihom a bude mať potrebné know-how, umožní jej to riadiť dopad eurokonverzie s minimálnymi nákladmi a rizikami. Pri určovaní časového harmonogramu treba vyčleniť dostatok času aj na testovanie zmien v informačných systémoch, ktorých sa výmena starej meny za novú dotkne najviac.

Súčasťou stratégie prechodu organizácie na euro by mal byť bezpodmienečne aj návrh komunikačnej kampane smerom von aj dovnútra podniku. Znamená to hovoriť o všetkých nástrahách a výhodách tak s partnermi, ako aj vlastnými zamestnancami.

Pre zamestnancov je vhodné pripraviť adekvátne a nenásilné školenia, ktoré im ozrejmia všetky výhody a nástrahy prechodu na euro. A vypracovať potrebné manuály a príručky, ktoré budú mať v prípade nejakého problému vždy po ruke.

Projektový manažment

Následným krokom prípravy a projektového plánu je riadenie jeho implementačnej časti. Tejto fáze velí projektový manažment – každá firma by ho mala mať a podľa neho sa riadiť.

Dôležitý je detailne vypracovaný projekt, ktorý počíta s rizikami a je otvorený prípadným zmenám. A ktorý zároveň myslí na to, aby sa dodržala vopred stanovená kvalita.

Skúsený projektový manažment neskončí vypracovaním detailného projektu. Postará sa aj o koordináciu jednotlivých oddelení a aktivít a dozerá na dodržiavanie stanoveného časového harmonogramu.

Úlohou riadenia rizík je v prvom rade ich včasná a presná identifikácia. Bez toho sa nedajú následne vypracovať adekvátne náhradné riešenia, ktoré podniku pomôžu riziká včas zmierniť, respektíve kontrolovať ich dopad.

Riadenie rizík taktiež obmedzuje výskyt nových projektových „prekvapení“. Takýmto rizikom môže byť napríklad aj odsunutie termínu prechodu na euro, hoci sa s ním vo všeobecnosti nepočíta.

Nedeliteľnou a nenahraditeľnou súčasťou projektového riadenia je tzv. Quality Assurance. Tento krok zabezpečuje dodržanie kvality činnosti a výstupov jednotlivých tímov, ktoré pracujú na eurokonverznom projekte, ako aj súlad výstupov so závermi analýzy dopadov, legislatívnymi a inými pravidlami platnými pre eurokonverziu.

Zabúdať netreba ani na monitoring. Vďaka priebežnému sledovaniu jednotlivých krokov a ich vyhodnocovaniu sa firma lepšie zorientuje a vyhodnotí jednotlivé dielové kroky prípravy.

A následne dokáže operatívne pripravovať nadväzné činnosti súvisiace s touto premenou. Je to kompas pre udržanie správneho smeru.

V strese a draho

Čo sa stane, ak organizácia zanedbá prípravu prechodu na euro? Odkladanie prípravy na poslednú chvíľu je riskantné, pretože projekty pripravované v časovom strese zvyšujú riziko nekvality a chybovosti. Navyše si treba uvedomiť, že obdobných „oneskorencov“ môže byť viac.

To môže mať za následok nielen časový stres, ale aj obmedzenú dostupnosť voľných kapacít poradenských i softvérových firiem, ktoré vedia dané projekty pripraviť a realizovať. A to sa môže prejaviť aj v náraste cien zo strany dodávateľov. Navyše, ak budú domáci konzultanti a dodávatelia plne vyťažení, voľné kapacity bude treba hľadať v zahraničí. A cena tak opäť porastie.

Autorka je manažérka spoločnosti Deloitte.